Taisteluun, pakoon vai flow-tilaan? Kivikautiset aivomme arvostavat tarpeisiin mukautuvia työtiloja.

Tarpeiden mukaan räätälöidyt työtilat auttavat pitämään pääoman priimakunnossa ja uupumuksen loitolla. Organisaatio saa uusista toimitiloista kaiken hyödyn irti, jos se on samalla valmis hienosäätämään myös työkäytäntöjään ja -kulttuuriaan.

Kivikauden ihmisellä huolenaiheet olivat erilaisia kuin nykyajan toimistotyöntekijällä. Modernissa asiantuntijatyössä ei yleensä ole syytä pelätä, että joutuu petoeläinten ruokalistalle. Toisaalta metsästäjä-keräilijöiden ei tarvinnut kantaa stressiä jatkuvista keskeytyksistä, hälystä ja viestitulvasta.

Toimistotyöntekijällä ja metsästäjä-keräilijällä on kuitenkin myös paljon yhteistä – heillä on samanlaiset aivot.

”Ihmisaivot eivät kehity samaan tahtiin ympäristön, kulttuurin tai teknologian kanssa, vaan ne on optimoitu 10 000 vuoden takaisiin olosuhteisiin. Toimistoympäristö voi luoda monia haasteita metsästäjä-keräilijän aivoillemme”, sanoo aivotutkija, kasvatustieteen professori Minna Huotilainen, joka puhui aiheesta YIT:n Kestävät kaupunkiympäristöt -tapahtumassa.

Toimistossa ympäristö saattaa olla koko ajan täynnä hälytyksiä ja kiireisiä viestejä. Sellaisia metsästäjä-keräilijällä tuli vastaan lähinnä vain savannilla, saalistajien ja saaliseläinten parissa. Viestitulva luo ongelmia nykyihmisen jaksamiselle ja terveydelle – ja jos työntekijä on kroonisesti kiinni mobiililaitteessaan, hän vie saman ongelman mukanaan myös kotiin.

”Mikäli ympäristö koko ajan viestii keskeytyksiä, hälyä ja kiirettä, elimistö virittäytyy jatkuvasti taistele tai pakene -tilaan. Jatkuva hälytysvalmius vaikuttaa vähitellen fyysiseen ja henkiseen terveyteen: verenpaine nousee, unen laatu heikkenee, muisti ja tarkkaavaisuus kärsivät. Henkinen tila vajoaa kohti nopeita vastauksia, työtehtävistä selviytymistä ja välinpitämättömyyttä.”

Optimoi tilat tehtävien mukaan

Mikä siis neuvoksi? Aivojaan nykyihminen ei voi vaihtaa, mutta työskentely-ympäristön voi muuttaa paremmaksi. Huotilaisen mukaan työpaikalta pitäisi löytyä paikka, jossa voi keskittyä rauhassa.

”Hankkiudu eroon turhasta sälästä, joka luo keskeytyksiä. Se auttaa pääsemään taistele tai pakene -tilasta flow- eli virtaustilaan, jolle ovat tunnusomaisia into, hallinnan tunne, oppiminen, uudet ideat ja merkityksellisyyden kokemukset. Lisäksi tarvitsemme palautumispaikkoja. Erilaisiin tehtäviin pitää olla erilaisia tiloja”, Huotilainen korostaa.

YIT:n johtaja Tuula Klemetti on samaa mieltä. Hän on perehtynyt toimivampien työympäristöjen kehittämiseen ja on 30-vuotisen uransa aikana nähnyt monenlaisia toimistosuuntauksia.

”Tällä hetkellä tilasuunnittelussa painotetaan toiminnallisuutta, verkostoitumista, hiljaisen tiedon jakamista, muilta oppimista sekä tietenkin myös työhyvinvointia. Verkostoituminen ja tiedon jakaminen eivät kuitenkaan tarkoita samaa kuin avotoimistojen yleistyminen. Tarjolla on paljon muitakin vaihtoehtoja kuin joko-tai-valinta omien huoneiden ja maisemakonttorin välillä. Jokainen työympäristö tulisi suunnitella yrityksen työkulttuurin ja tarpeiden mukaan”, Klemetti toteaa.

Monille pitkän linjan toimistonkäyttäjille omasta huoneesta luopuminen on saattanut olla kova pala purtavaksi. Kun YIT:n ja Prior Konsultoinnin Kestävät kaupunkiympäristöt –barometrissa kysyttiin, millaisessa työtilassa haluaisit työskennellä, oma työhuone nousi toiveiden kärkikolmikkoon. Sitä arvosti 42 prosenttia suomalaisista. Vain 16 prosenttia piti olennaisena toimitilojen kohtaamispaikkoja, joissa voi tavata muita ihmisiä eri organisaatioista.

Klemetin mukaan mielipiteen taustalla saattavat kummitella sekä omat että tuttavien kertomat kokemukset avoimesta toimistoympäristöstä.

”Monet yritykset ryhtyvät suunnittelemaan työympäristön uudistusta vääristä lähtökohdista. Muutoksella lähdetään tavoittelemaan uusia, trendien mukaisia toimitiloja ja säästöjä tilakustannuksissa – perehtymättä tarkemmin, miten ja millaista työtä tiloissa tullaan tekemään. Tällainen aiheuttaa tyytymättömyyttä ja arvostelua, koska lopputuloksena voi usein olla moderni mutta epäkäytännöllinen avotoimisto, jossa kukaan ei oikein osaa toimia luontevasti.”

Uudet työtilat, uudenlainen työkulttuuri

Klemetti korostaa, että uusi toimitila merkitsee myös muutosta työnteon kulttuuriin. Jos ihmisiä ei ole ohjeistettu ja ajettu siihen sisään, he yrittävät tehdä monitilaympäristössä töitä samoin käytännöin kuin vanhoissa tiloissa. Siksi toimitilan muutos edellyttää aina myös koko toiminnan tarkastelua. Silloin on hyvä tilaisuus päivittää toimintaprosessit ja ohjeistaa esimiehet toimimaan uuden työkulttuurin mukaisesti, esimerkiksi antamaan alaisilleen enemmän mahdollisuuksia suunnitella työpäivän kulkua tarpeen mukaiseksi ja sujuvaksi.

”Työkulttuurin muutoksessa tarvitaan kiinteistöyksikön lisäksi myös muun muassa HR:n, IT:n, viestinnän ja johdon panosta. Jotta uudesta työympäristöstä saadaan kaikki hyöty irti, ihmisiä kannattaa jo suunnitteluvaiheessa osallistaa miettimään, kuinka työpäivän kulkua ja työtapoja voi parantaa. Monipuolisen työtilan avulla ihmiset voivat rytmittää työpäiväänsä käyttämällä monia erilaisia työpisteitä. Samalla he ottavat enemmän vastuuta oman työpäivänsä suunnittelusta ja valitsevat sopivan työtilan sen mukaisesti.”

Tästä hyötyvät myös aivot. Kun johdat itse omaa työpäivääsi – suunnittelet ja priorisoit sen kulkua – saavutat flow-tilankin helpommin.

Klemetin mielestä moni yritys osaa jo kiinnittää huomiota fyysiseen ergonomiaan, mutta aivoergonomian hiominen on vasta tuloillaan. Nyt suunnitellaan sosiaalisesti älykkäitä toimitiloja.

”Fiksu työtila elää ja mukautuu työnteon tarpeisiin. Onnistunut monitilatoimisto on kuin hyvin varusteltu kuntokeskus aivoille. Kun jokaiselle tietotyön muodolle löytyy sille sopiva ympäristö, jossa voi keskittyä käsillä olevaan tehtävään, mieli toimii tehokkaasti kuin huippuunsa treenattu kroppa.”

Lue lisää toimitilapalveluistamme