Hyvin suunniteltu toimitila on hyvän työarjen edellytys

”Avokonttoreihin siirtyminen on vain jäävuoren huippu. Toimitilojen suhteen viimeisen parinkymmenen vuoden ajan muutoksessa on ollut aivan kaikki teknologioista ja arvomaailmoista lähtien”, sanoo sisustusarkkitehtitoimisto Fyran perustajaosakas Niina Sihto.

Sihto vastaa Fyran toimitilapuolesta, jonka johdolla viime vuosina uusiksi ovat menneet muun muassa Nesteen, Outokummun ja L’Orealin konttorit. Mitä trendejä hän näkee toimitilasuunnittelun alalla juuri nyt?

MEGATRENDEJÄ JA MUUTOSJOHTAMISTA

Uusien teknologioiden myötä työ on yhä vähemmän paikkaan sidottua. Se vaikuttaa väistämättä myös tiloihin, Sihto sanoo.

Samalla suhtautuminen työntekoon on muuttunut erityisesti nuoremmissa ikäluokissa. Työn ja vapaa-ajan rajat sekoittuvat, ja siksi työpaikalla pitää olla mukavaa. Viihtyisä ja visuaalisesti näyttävä toimisto onkin nykyään rekryvaltti, jolla houkutella töihin parhaat tekijät. Monitilatoimistojen myötä myös vaatimukset tiloja kohtaan ovat muuttuneet. Neliömäärät pienenevät, mutta tilojen pitää olla käyttömahdollisuuksiltaan yhä monipuolisempia, Sihto kertoo.

Kun Sihto lähtee suunnittelemaan uutta toimitilaa asiakkaan kanssa, ensin mietitään toiminnallisuuksia. Heti alkuun on tärkeää kartoittaa työnteon mallit: kuka tekee töitä kenenkin kanssa ja minkälaisia tarpeita eri tehtäviin liittyy?

”Sisustuksen uusimisen sijaan kyse on ennen kaikkea muutosjohtamisesta. Muutoshalun pitää kuitenkin aina lähteä yrityksen sisältä, ja sille pitää olla aito tarve. Tiloja ei kannata lähteä mylläämään vain, koska kaikki muutkin tuntuvat niin tekevän.”

Kun pohjatyö on kunnossa, voi siirtyä miettimään sitä, miten yrityksen brändi ja ilme näkyvät toimitilassa. Sihto listaa tämänhetkisiksi toimitilasisustamisen suurimmiksi trendeiksi kodikkuuden ja pullantuoksuisuuden – joskin hyvän toiminnallisuuden ja ergonomian ehdoilla toteutettuna. Myös ekoarvot ja hyvinvointiajattelu ovat yhä nosteessa. Varsinaisen toimiston lisäksi työntekijöiden sitoutumiseen vaikutetaan nyt muun muassa fillariparkein, urheilumahdollisuuksin ja jopa erilaisin Wellness-sertifikaatein. 

TILOILLA TUKEA TYÖNTEKOON

Informaatiotulvan keskellä ja itsensä johtamisen aikakaudella työ kuormittaa eri tavoin kuin ennen. Hyvää työskentelytapaa ja keskittymistä voi onneksi tukea tilasuunnittelun keinoin.

Tila pitää suunnitella työn ja sen tekijöiden ehdoilla, Sihto painottaa. Liikkuvaa työtä tekevät myyjät tarvitsevat vähemmän hiljaista tilaa kuin kirjoittajat tai koodarit. Kansainvälisyyskin tuo omat haasteensa: jos oma osasto on ripoteltu ympäri maailmaa, tarvitaan runsaasti Skype-palaverille soveltuvaa tilaa. Hyvä monitilatoimisto tukee kaikkia niitä työvaiheita, joita työarjessa tarvitaan.

”Pahin mahdollinen tilanne on se, että työpaikasta tulee taakka, koska et löydä sieltä itsellesi sopivaa työpistettä. Silloin toimitila on epäonnistunut”, Sihto sanoo.

Aivoystävällisen monitilan suunnittelussa on usein kyse kultaisen keskitien etsimisestä. Eri työnkuvien lisäksi myös persoonallisuuserot vaikuttavat: toiset ovat introvertteja, toiset ekstroverttejä, osa herkempiä visuaalisille tai auditiivisille ärsykkeille kuin toiset. Moni pelkää työrauhan menettämistä ja kaipaa täysin hiljaisia tiloja, mutta usein niiden käyttöaste jää kuitenkin pieneksi. Toisaalta työrauhan lisäksi tiloilla voi vaikuttaa myös kohtaamisiin: tämän hetken trendi on luoda keskelle toimistoa yhteinen kahvilamainen tila, joka vetää työntekijöitä eri osastoilta yhteen viettämään aikaa toistensa kanssa.

Sihto muistuttaa, että kaikkeen sisustusarkkitehdit eivät voi vaikuttaa. Hyvässä työskentelyssä paljon on kiinni ihmisen omista toimintatavoista. Jos vilkuilee sähköpostia kesken keskittymistä vaativien tehtävien, paraskaan ympäristö ei korjaa asiaa. Parhaimmillaan hyvä tila kuitenkin ohjaa työntekoa.

”Yhdessä työskentelyssä on hyvin paljon kyse muiden huomioimisesta. Hyvässä toimitilassa ei tarvitse miettiä, miten siellä saa olla, koska tilat on suunniteltu töiden ehdoilla ja niille sopiviksi.”

MALTTIA MUUTOKSEEN

Muuttoa suunnittelevalle tai toimitilaa uudistamaan lähtevälle yritykselle Sihto antaa yhden vinkin: kannattaa luopua heti alkuunsa ”kaikki mulle heti nyt”-ajattelusta. Iso muutos ottaa oman aikansa, ja perusteellisesti tehty suunnittelutyö maksaa kyllä itsensä takaisin.

Kärsivällinen kannattaa olla myös uusiin tiloihin siirtymisen jälkeen.

”Muutos ei lopu, kun muutat uusiin toimitiloihin. Silloinhan se kulttuurinmuutos vasta oikeasti alkaa!”

Tutustu näkemyksiimme tulevaisuuden työstä