Tilat työn ehdoilla eikä toisin päin

Monitilatoimistoista puhutaan paljon, eikä puhe niiden ympäriltä näytä loppuvan. Tavallisten avo- ja huonetoimistojen sijaan valitaan yhä useammin monitilaratkaisu. Esimerkiksi Valtion toimitilastrategiassa 2020 linjataan, että monitilatoimistot tukevat uusiutuvia työnteon tapoja ja niitä tulisi siksi pitää pääsääntöisenä toimistomallina. Monitilatoimistojen yleistymistä edistävät kasvava tietotyö ja kannettavat laitteet, jotka eivät sido työntekijää työpisteelle.

Mutta mitä monitilatoimistot ovat? Sanaa kuulee nykyään käytettävän hyvin erilaisista toimistoista, jotka edustavat usein myös perinteisempää avokonttoria, jossa saattaa olla höysteenä muutama neuvotteluhuone hiljaista työtä, palavereja ja asiakastapaamisia varten.

”Monitilatoimistossa lähdetään siitä ajatuksesta, että tilat sovitetaan käsillä olevan työtehtävän mukaan sen sijaan, että itse tehtävät sovitettaisiin valmiisiin tiloihin”, kertoo YIT:n hankekehitysinsinööri, arkkitehti ja YIT:lle monitoimitiloista diplomityön tehnyt Tuuli Korjus.

Koska monitilatoimistot ovat tarvelähtöisiä, voivat eri toimintaympäristöt poiketa toisistaan paljonkin. Nopeisiin ja inspiroivin kohtaamisiin löytyvät rennot, lounge-tyyliset tilat, joissa ehtii vaihtaa ajatuksia kahvin tai lounaan äärellä. Sisäisiä koulutuksia, aamupalavereja ja presentaatioita varten sopivat avarammat tilat, jotka virittävät niiden käyttäjät sopivaan mielentilaan.

Toisinaan tarvitaan enemmän yksityisyyttä, kuten pienryhmätyöskentelyyn, tiimityöskentelyyn ja asiakastapaamisiin, jotka vaativat suljetummat tilat. Lisäksi kahdenkeskisiin keskusteluihin ja puhelinkeskusteluihin tarvitaan äänieristettyjä, pieniä tiloja, jotta isommat huoneet eivät ole jatkuvasti varattuina. Yksinkertaistettuna voi sanoa, että monitilatoimisto yhdistää avo- ja huonekonttoreiden parhaat puolet.

”Keskeistä on se, että rajataan jollain tavoin äänekkäät ja hiljaiset alueet”, Korjus sanoo.

Erityisesti hiljaisten tilojen puuttuminen voi tuottaa paljonkin stressiä työntekijöille. Esimerkiksi kahdenkeskiset keskustelut esimiehen kanssa tai henkilökohtaiset puhelut vaativat yksityisyyttä. Moni tietää miltä tuntuu kiertää puhelimen kanssa toimiston jokainen nurkka, kun sopivaa tilaa ei löydy mistään.

MONITILATOIMISTON SUUNNITTELU KANNATTAA ALOITTAA JO RAKENNUSVAIHEESSA

Monitilatoimistoissa ei välttämättä ole kaikille työntekijöille omaa työpistettä. Tämä voi perinteisiin toimistomalleihin nähden tuntua vähemmän houkuttelevalta vaihtoehdolta. Asiaa kannattaakin katsoa siitä näkökulmasta, että monitoimistotila pitää sisällään ajatuksen työn monipaikkaisuudesta. Työpisteellä istumisen sijaan töitä voi tehdä kotoa, kaupungilta tai vaikka toimiston lounge-alueelta käsin. Kun tiloilla viestitään, että monipaikkainen työ on ok, etätöihin tarttuminen on helpompaa. Silloin siihen ei liity turhia pelkoja siitä, että etätöiden tekeminen olisi jotenkin tavallisesta poikkeavaa.

”Lisäksi, kun toimisto ei ole sataprosenttisesti työpisteiden täyttämä, jää enemmän vapautta ja luovuutta tilasuunnitteluun ja tilojen esteettisyyteen.”

Avo- tai huonekonttorista saa rakennettua monitilatoimiston, mikä onnistuu parhaiten, jos toimisto on alun perin rakennettu helposti muokattavaksi. YIT:llä on ollut jo useita vuosia käytössä Tilanero-konsepti, jossa toimistotilat ovat muunneltavissa käyttötarpeen mukaan, muun muassa siirreltävien työtilojen, joustavan talotekniikan ja tilanjakoratkaisujen avulla.

”Jotta tilat ovat joustavia, jo rakennusten suunnitteluvaiheessa pitää tiedostaa, miten ilmanvaihto on mitoitettava, mihin voidaan sijoittaa neuvotteluhuoneita ja mihin avonaista tilaa. Näin tehdään tiloja, joita voidaan muokata myöhemmin kevyillä ratkaisuilla”, Korjus sanoo.

Monitilatoimistot palvelevat kaikenlaisia työntekijöitä, työtapoja ja työn eri vaiheita edistäen työntekijän vapautta ja valtaa työskennellä omalla tyylillään. Tätä samaa kehitystä edustaa älykäs toimistorakennus Smart Office. YIT aikoo tehdä suuria harppauksia älyrakennusten kehittämisessä lähitulevaisuudessa. Ensimmäinen pilottikohdekin on jo tiedossa – Pasilan Esterinportti.

”Sinne olemme konseptoimassa toimistotaloa, jonka suunnittelu lähtee siitä, millaista työ voi olla tulevaisuudessa. Älykkäät ratkaisut eivät välttämättä näy ulospäin, mutta niiden avulla työntekijät saavat reaaliaikaista tietoa suoraan päätelaitteilleen tilojen käyttöasteesta, lämpötilasta ja esimerkiksi ilmanlaadusta”, Korjus tarkentaa.

Älytoimistoissa vain mielikuvitus on rajana ja sellaisen rakentamisen voi aloittaa jo nyt, kuten kerroimme aiemmassa artikkelissamme.

Lue lisää tulevaisuuden työstä