Tuoretta tietoa työmaalta – aktiivinen viestintä ja keskustelu helpottavat kaupunkilaisten arkea

Kun kaupunkia uudistetaan entistä ehommaksi, joudutaan yleensä koskemaan myös olemassa oleviin rakenteisiin. Rakennustyömaan liepeillä eläville kaupunkilaisille tämä voi näkyä häiriöinä arjessa: väliaikaisina liikennejärjestelyinä, ylimääräisinä ääninä ja tärinänä, joskus myös sähkö- tai vesikatkoina.

Jotta arki häiriintyisi mahdollisimman vähän, rakennushankkeet panostavat viestintään ja keskusteluun alueella asuvien, liikkuvien ja työskentelevien ihmisten kanssa. YIT:n isoissa hankkeissa tätä työtä luotsaavat viestintätiimit, joihin on palkattu mukaan viestinnän ammattilaisia. Pienemmissä hankkeissa työmaa hoitaa keskustelua itse, mutta niissäkin viestinnän roolia on nostettu keskeisempään asemaan – ja myös tärkeäksi hankkeen onnistumisen mittariksi.

”Töiden tilaajat, esimerkiksi kaupungit ja muut julkiset organisaatiot, edellyttävät rakentajilta säännöllistä yhteydenpitoa työmaan vaikutuspiirissä olevien asukkaiden ja yritysten kanssa. Viestinnän tehtävä on tukea hankkeen toteutusta mutta myös vähentää häiriöitä, joita rakentamisesta voi koitua asukkaille ja ohikulkijoille”, toteaa YIT:n viestintäpäällikkö Heidi Kauppinen.

Viestintäpäällikkö Heidi Kauppinen YIT:ltä.

Avoin viestintä vähentää epätietoisuutta

Pääkaupunkiseudulla asukkaiden arkeen on viime vuosina vaikuttanut muun muassa 25 kilometrin mittainen Raide-Jokerin työmaa. Pikaraitiotien rakentaminen aloitettiin kesällä 2019, ja linja kulkee läpi koko seudun Keilaniemestä Itäkeskukseen. Mitä kaikkea hankkeessa tehdään, jotta naapurusto olisi tietoinen työmaan etenemisestä ja saisi näkemyksensä kuuluviin?

”Keinovalikoima on laaja, pyrimme olemaan läsnä siellä, missä sidosryhmämmekin ovat. On esimerkiksi verkkosivu-uutisia, some- ja palautekanavat ja tekstiviesti-ilmoituksia tulevista räjäytyksistä. Myös alueen media auttaa kertomaan arkeen vaikuttavista muutoksista. Lisäksi jaamme huoneistokohtaisia paperitiedotteita niille, jotka asuvat työmaan lähellä. Kun asioista kerrotaan avoimesti, ihmiset suhtautuvat yleensä ymmärtäväisemmin arjen harmeihin”, linjaa Raide-Jokerin viestintäpäällikkö Johanna Koivunen YIT:ltä.

Koivunen vetää Raide-Jokerin omaa neljän hengen viestintätiimiä ja on ollut hankkeessa mukana suunnitteluvaiheesta asti, vuodesta 2017. Hän sanoo huomanneensa, että vaikka työmaan tapahtumista tiedottaisi kuinka paljon ja kuinka monessa kanavassa, aina saattaa joku jäädä ilman tarpeellista tietoa. Joskus tähän on syynä se, että työmaan aikataulut elävät ja arkeen vaikuttavista muutoksista voidaan siksi kertoa vain parin päivän varoitusajalla. Hän kuitenkin vakuuttaa työmaiden tekevän parhaansa, jotta ne häiritsisivät ihmisten elämää mahdollisimman vähän.

”Raide-Jokerin linjan lähettyvillä on muun muassa noin 160 koulua, päiväkotia ja sote-kohdetta. Pidämme niihin yhteyttä ja tiedotamme, mitä muutoksia on tulossa. Ylioppilaskirjoitusten aikaan emme tee meluavia töitä lukioiden vieressä. Myllypurossa sovimme erään päiväkodin kanssa, ettemme louhi, kun lapset ovat päiväunilla.”

Raide-Jokerin viestintäpäällikkö Johanna Koivunen YIT:ltä.

Asialliset palautteet etenevät ripeämmin

Kun kaupunkilaisille tulee tarve kysyä tai antaa palautetta Raide-Jokerista tai sen työmaasta, Koivunen kannustaa hoitamaan asian virallisen palautekanavan kautta.

”Palautekanavan kautta tuli esimerkiksi vilkkaana rakennusvuonna 2021 noin 700 palautetta vuodessa. Suurin osa palautteista auttaa meitä kehittymään ja korjaamaan ongelmia. Voi esimerkiksi tulla viestiä, että jokin työmaa-aita on kaatunut tai liikennemerkki on hieman väärässä paikassa. Tällaisia havaintoja toivomme, niistä on hyötyä kaikille”, Koivunen sanoo.

Virallisen kanavan lisäksi kommentteja ja kysymyksiä tulee sosiaalisen median kautta – ja jonkin verran myös suoraan työmaalla työskenteleville ammattilaisille.

”Meillä on sielläkin töissä avuliaita ihmisiä, jotka ymmärtävät viestinnän ja keskustelun tärkeyden. Jos vaikka huomaat, että työmaalla on liikennemerkki nurin, asiasta kannattaa silti mieluummin kertoa hankkeen palautekanavalla. Sitä päivystetään virka-aikaan, ja sieltä viesti kulkeutuu varmasti eteenpäin. Ilmoittajan on hyvä tuoda esiin, missä ja milloin hän huomionsa teki, jotta osaamme ohjata palautteen heti oikeaan paikkaan oikealle henkilölle ja asia saadaan nopeasti selvitettyä.”

Joskus niin työmaan väki kuin viestijät kohtaavat huomattavan värikästä palautetta. Negatiivisuus ja rähjääminen eivät kuitenkaan vauhdita epäkohtien korjaamista.

”Olen itsekin asunut monen katutyön varrella, ja ymmärrän hyvin, että työmaa saattaa aika ajoin raastaa hermoja. Huutaminen tai kiroileminen ei silti ole tehokkain tapa saada tahtoaan läpi, eikä se myöskään pysäytä työmaata. Asiat hoituvat sujuvammin, jos malttaa kiinnittää huomiota myös siihen, kuinka rakentavasti viestinsä esittää”, Koivunen vinkkaa.

Myös palautteen aiheella on suuri merkitys sille, mitä työmaa voi asialle tehdä. Jos vielä rakenteilla olevalle uudelle alueelle muuttanut asukas vaatii, ettei alueen muiden talojen ja liikenneväylien rakentamisesta saa syntyä lainkaan melua, toivetta on hyvin vaikea toteuttaa.

Kohtaamiset antavat työmaalle kasvot

Palautteet ovat käyneet tutuiksi myös Helsingin Meilahdessa sijaitsevan Tammisairaala-hankkeen viestintäryhmään kuuluvalle kehityspäällikkö Hanna Eskeliselle. Hän vastaa hankkeessa yhteistoiminnallisuuden tuesta ja projektitoiminnan kehittämisestä. Eskelisen mukaan valtaosa palautteesta on sisältänyt kysymyksiä liikennejärjestelyistä, kulkureittien esteettömyydestä, työmaavalaistuksesta ja muista käytännön asioista.

”Kun rakensimme hankkeelle viestintäsuunnitelmaa, siihen tunnistettiin kriittisimmät viestintäpisteet, jolloin asioista on erityisen tärkeää kertoa. Kolme pistettä nousi yli muiden: kun hanke starttaa ja työmaa perustetaan, kun louhinta alkaa ja ryhdytään räjäyttelemään, ja aina, kun liikennejärjestelyt muuttuvat. Alussa nämä herättivätkin paljon keskustelua. Nyt väliaikaiset liikennejärjestelyt olleet käytössä jo yli vuoden, ja ihmiset ovat tottuneet niihin”, Eskelinen arvioi.

Kehityspäällikkö Hanna Eskelinen YIT:ltä. 

Hän nostaa kohtaamiset hankeviestinnän yhdeksi menestystekijäksi aktiivisen tiedottamisen ja ripeän palauteprosessin rinnalle. Tammisairaala-hankkeessa työnjohto on jalkautunut viemään esimerkiksi tulevista louhintatöistä kertovia tiedotteita naapuritaloihin. Samalla on kohdattu työmaan lähistöllä asuvia ja työskenteleviä ihmisiä.

”Kohtaamisilla voi lisätä vuoropuhelua ja tarjota työmaalle kasvot. Mietimme säännöllisesti, miten voisimme kertoa työstämme alueen asukkaille esimerkiksi työmaavierailujen, hyödyllisten tempausten ja muiden kohtaamisten kautta. Korona on tosin viime aikoina hieman jarruttanut vuorovaikutusmahdollisuuksia”, Eskelinen sanoo.

Myös Johanna Koivunen toisi työmaan ja kaupunkilaisten välille lisää kohtaamisia.

”Jos saisin suunnitella Raide-Jokerin viestinnän alusta asti uudestaan, lisäisin alkumatkalle enemmän vapaamuotoisia tilaisuuksia, joissa keskustellaan hankkeen edistymisestä ja seuraavista tiedossa olevista askeleista. Tuhansien kaupunkilaisten arkeen vaikuttava hanke kiinnostaa ihmisiä jo ennen kuin suunnitelmat ja aikataulut on lopullisesti hakattu kiveen. Samalla meille tarjoutuisi uusia mahdollisuuksia kertoa, mitä olemme tekemässä ja miten alueen asukkaat siitä hyötyvät.”

Hankkeita YIT:llä