Millainen sijainti, toimitilarakennus ja ennen kaikkea tilaratkaisu tukee parhaiten tekemistä?
Toimitilapalvelut ja -konseptit
Kun uudet toimitilat ovat enää muuttoa vaille
Yrityksen muuttamiseen liittyviä asioita tulee miettiä tarkasti. Hyvin suunniteltu muutto sujuu ripeästi, eikä aiheuta suurta häiriötä työntekijöille. Henkilöstöä onkin tärkeää informoida tulevasta muutosta hyvissä ajoin. Ennen tiedottamista ota huomioon yrityksesi toiminta ja sen käytössä olevat viestinnän keinot sekä kanavat. Harkitse, voidaanko järjestää yhteinen tiedotustilaisuus, onko kaikilla työntekijöillä mahdollisuus sähköpostin tai sisäisen intranetin käyttöön, voidaanko jakaa painettu tiedote joko työpisteeseen tai kotiosoitteeseen. Seuraavin asioin ohjeistat henkilöstön muuttoon.
ennen muuttoa
- Milloin ja minne muutetaan?
- Keitä kaikkia muutto koskee?
- Mitä vaiheita muutossa on, mitä pitää tehdä itse ja mihin mennessä?
- Milloin henkilöstö siirtyy uusiin tiloihin?
- Kuka vastaa muutosta ja kenelle voi ilmoittaa huomioon otettavista seikoista muuttoon liittyen?
- Omat työvälineet, mahdollinen kierrätys tai hävitys
- Omalle työpisteelle tehtävät toimenpiteet
Uusissa tiloissa
- Yhteiset pelisäännöt uusissa toimitiloissa työskentelyyn
- Pysäköintipaikat autoille ja polkupyörille sekä kulkuyhteydet
- Hälytys- ja turvallisuusohjeet uusissa tiloissa
- Missä oma työpiste on?
- Palvelut lähialueilla ja miten työpaikkaruokailu on järjestetty
- Kuinka tiloihin pääsee, avaimet ja turvajärjestelmä?
- Sisäiset palvelut uusissa tiloissa: IT-tuki, siivous, toimistotarvikkeet
- Neuvotteluhuoneiden sijainti
- Postitus ja aulapalvelut
- Vieraiden tuominen uusiin tiloihin
- Ensiapukaapit ja mahdollinen työterveyshuolto uusissa tiloissa
Muuttajan muistilista
Koska muutto on yrityksen toimintaan merkittävästi vaikuttava tapahtuma, on sen toimenpiteitä ennakoiva suunnittelutyö tärkeää. Olemme koonneet lukuisien muuttokokemuksiemme perusteella keskeisimpiä asioita, joita olisi hyvä huomioida muuton yhteydessä.
Muista, että YIT:ltä saat tarvittaessa pakettiratkaisuna myös palvelut muuttoon!
Ennen muuttopäivää
- Varmista, mikä on paras aika muuttamiseen liiketoiminnan kannalta.
- Selvitä mahdollinen muuttovakuutuksen tarve.
- Kirjaa ylös muuton eri vaiheiden aikataulut ja vastuuhenkilöt.
- Tilaa tarvittava määrä muuttolaatikoita sekä tarvittaessa muuttomiehet.
- Varaa riittävästi pysäköintitilaa muuttoautoille.
- Varmistaaksesi sujuvan muuton käy uusissa tiloissa etukäteen yhdessä muuttoa hoitavan yrityksen kanssa
IT ja tietoliikenneyhteydet:
- Varmista hyvissä ajoin, että kiinteistössä on riittävät tietoliikenneyhteydet.
- Huolehdi, että sähköpisteitä on tarpeeksi.
- Suunnittele, mihin sijoitat palvelimet ja kuka vastaa niiden asentamisesta sekä kytkemisestä yrityksen verkkoon.
- Muista puhelinjärjestelmän siirrot
Palvelusopimukset ja viranomaisilmoitukset
- Osoitteenmuutos Postille ja kaupparekisteriin
- Lehtien tilaussopimukset
- Vakuutus-, turva- ja vartiointisopimukset
- Sähkö-, internet- ja puhelinsopimukset
- Siivous- ja jätehuoltosopimukset
Muuta muistettavaa
- Toimitilan lukitus-, hälytys-, ja vartiointiasiat
- Millaisia kalusteita uuteen kiinteistöön tarvitaan ja tarvitaanko erillistä sisustussuunnitelmaa tai -suunnittelijaa?
- Pois muutettaessa: luottamuksellisen aineiston, asiakirjojen ja monisteiden tuhoaminen ja paperinkeräys
- Teknisten laitteiden ja toimistokalusteiden kierrätys
