Miksi palata toimistolle?

Toimistotyön tekeminen on muuttunut. YIT:n keväällä 2021 tekemässä Uuden työn tila -tutkimuksen vastaajat haluaisivat tehdä keskimäärin 60 prosenttia työajastaan etänä. Mutta millaiseksi muodostuu loput 40 prosenttia työajasta toimistolla? Ja miksi toimistolle kannattaa palata?

– Näkisin, että toimistolle palaaminen liittyy paljon sosiaaliseen puoleen. Työn rytmittäminen ja tauottaminen on selkeämpää, kun ollaan edes osittain samassa tilassa. Monelle myös keskittyminen on helpompaa, kun ympärillä on ulkopuolista painetta ja näkee, että muutkin työskentelevät samassa tilassa, kertoo Rosa Salmivuori, Helsinki Think Companyn toimitusjohtaja omista ja tiiminsä ajatuksista toimistolle paluuseen liittyen.

Helsinki Think Company on Helsingin yliopiston yrittäjyysyhteisö, joka vie akateemisuutta käytäntöön ja edistää yrittäjyyttä sekä yrittäjyys- ja työelämätaitoja. Keskeinen osa Think Companyn toimintaa ovat neljällä yliopistokampuksella sijaitsevat, yhteistyöskentelytilat. Niitä käyttävät niin yliopiston työntekijät ja opiskelijat kuin yrittäjätkin. Tai käyttivät – koronan vuoksi tilat ovat olleet enimmäkseen suljettuina kevään 2020 jälkeen. 

Merkityksellisempi työ vetää toimistolle 

Uuden työn tila -tutkimuksen mukaan ne vastaajat, jotka kokivat työnsä merkityksellisemmäksi, olivat halukkaampia palaamaan toimistolle ja tekemään vähemmän etätöitä. Merkityksellisyyden tunne onkin tärkeä osa työskentelyä; se, mitä työ merkitsee sinulle, ja mitä saat siitä itsellesi. Kun työskentelyyn käyttää kolmasosan vuorokaudesta, on luonnollista haluta siihen hyvä syy.

Työn sisällön merkitys on vahvasti esillä myös Helsinki Think Companylla, jonka työntekijöistä valtaosa on nuoria osaajia.

– Me teemme paljon töitä yhteisten tavoitteiden eteen ja pyrimme siihen, että työyhteisömme elää arvojemme mukaisesti. Koko tiimi esimerkiksi osallistuu vuosittain strategian työstöön, mikä osaltaan lisää työn merkityksellisyyttä, Salmivuori kertoo.

Uuden työn tila -tutkimuksessa nousi myös esiin, että yhdessä työskenteleminen ja kokeneemmalta kollegalta oppiminen oli suosituin tapa oppia (64 prosenttia vastaajista). Kokemusten jakaminen sekä yhdessä oppiminen paitsi motivoivat ja kannustavat, myös vahvistavat yhteenkuuluvuuden ja merkityksellisyyden tunnetta.

Paluu toimistoille vaatii uudelleen määrittelyä 

Paluu uuteen normaaliin on koittamassa myös Helsinki Think Companylla.

– Vakituiset kävijät ovat valinneet yhteistyöskentelytilan, koska siellä on työyhteisö, jota yksinyrittäjällä tai freelancerilla ei välttämättä ole, Salmivuori kertoo.

Salmivuoren mukaan paluu toimistolle vaatii uudelleen määrittelyä. Töitä ei voida jatkaa siitä, mihin jäätiin keväällä 2020, vaan pitää ottaa käyttöön etätyöstä saatuja oppeja ja organisoitua uudestaan.

– Kaikilla on ollut hyvin vahva toive, ettei palata enää siihen, mitä oli ennen, vaan työhön toivotaan joustavuutta. Jopa työpäivän rakenne voi tulla muuttumaan, kun palataan toimistolle.

Työtapojen muutoksesta sai Salmivuoren mukaan osviittaa jo syksyllä 2020, kun yhteistyöskentelytilat ehtivät olla hetken aikaa auki. Aikaisemmin puheluita puhuttiin ja kokouksia pidettiin yhteistyöskentelytilassa, mutta etätyökuukausien jälkeen ihmiset kyselivät paljon enemmän, minne voisi mennä esimerkiksi puhumaan puhelun.

Vaikka toimistolle paluuta toivotaan, myös etä- ja hybridityöhön suhtaudutaan positiivisesti.

– Pandemian ensikuukausiin verrattuna etätyöinfra on niin paljon parempi ja etänä osallistumiseen on olemassa valmiit mallit, ettei kokousten tai vastaavien järjestäminen etänä vaadi enää samanlaisia ponnistuksia kuin vaikka kaksi vuotta sitten, Salmivuori kertoo.

Toimisto luo turvan tunnetta

Paluu toimistolle kiinnostaa myös siksi, että se nähdään eräänlaisena turvamekanismina, joka erottaa työn ja vapaa-ajan toisistaan. Tutkimuksessa nousi myös esille, että mahdollisuus valita joustavasti etä- ja toimistotyön välillä on tärkeä keino saavuttaa tasapaino työn ja muun elämän välillä.

Fyysisellä toimistolla ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa sitä, että olisi käytettävissä vain yksi tietty toimisto. Helsinki Think Companyssa toimipisteiden välillä vaihtaminen on neljän toimipisteen vuoksi arkea. Salmivuoren mukaan niin Think Companyn työntekijät kuin laajempi yhteisö on kuitenkin selvästi kiinnittynyt tiettyyn paikkaan: vaikka olisi mahdollista tehdä töitä eri toimipisteissä, palataan yleensä tuttuun paikkaan, missä on tuttuja kasvoja.

– Meillä ei ole koskaan ollut dedikoitua työpöytää. Sen sijaan olen huomannut, että omalle toimipisteelle, niin sanotulle kotipesälle, on ollut tarve.

Vaikka työaikojen ja työskentelypaikkojen suhteen halutaan joustavuutta, oma työpiste voi toimia turvallisuuden ja vakauden tunteen tuojana. Kaikki eivät kuitenkaan välttämättä tarvitse omaa työpöytää: noin puolet tutkimuksen vastaajista ei valinnut sitä kolmen tärkeimmän asian joukkoon. Näin on myös Helsinki Think Companyssa, jossa toimistoa personoidaan muilla tavoin.

– Meillä osa tuo toimistolle oman mukin, jonka kautta työpaikkaa tehdään omaksi.

Viisi keinoa saada työntekijät palaamaan toimistolle

1. Panosta työn merkityksellisyyteen ja auta työntekijöitäsi ymmärtämään, miten tärkeää heidän työnsä on. 
2. Tunne työntekijäsi ja heidän tarpeensa, niin voit valita helpommin heille sopivat palvelut. 
3. Anna tilaa ja aikaa sosiaaliselle vuorovaikutukselle. Kokemusten jakaminen sekä yhdessä oppiminen paitsi motivoivat ja kannustavat, myös vahvistavat yhteenkuuluvuuden ja merkityksellisyyden tunnetta.
4. Ole siellä, missä myös työntekijäsi ovat. Tutkimuksen vastaajat arvostavat alle 15 minuutin työmatkaa. 
5. Ole joustava työaikojen ja etätyöskentelyn suhteen.
   
   

Lataa maksuton Uuden työn tila -tutkimusraportti ja katso virtuaalitapahtuman tallenne